Coachs
E-mails et notifications
Sessions Pro sépare deux niveaux de contrôle e-mail :
Principe clé : sauvegarder une séance n’envoie plus automatiquement une confirmation au client.
À retenir
Boutons d’enregistrement
Disponibles en admin (meta box latérale « Client notification ») et en modale front :
| Bouton | Effet |
|---|---|
| Enregistrer | Sauvegarde sans e-mail client |
| Enregistrer et notifier | Envoie selon le contexte (voir ci-dessous) |
Bouton complémentaire dans le panneau e-mails :
| Bouton | Effet |
|---|---|
| Envoyer la confirmation | Première confirmation client (si pas encore envoyée) |
Que fait « Enregistrer et notifier » ?
Routage intelligent selon l’état de la séance :
| Situation | E-mail envoyé |
|---|---|
| Première confirmation, jamais notifié | Confirmation de réservation |
| Confirmation déjà envoyée + date/lieu/lien modifiés | Mise à jour séance |
| Seuls des documents ajoutés | Nouveaux documents |
| Notes seules modifiées | Rien (si confirmation déjà faite) |
Pièce jointe .ics et Google Agenda
Les e-mails client (confirmation, mise à jour, rappel…) peuvent inclure :
- un fichier .ics à ouvrir dans l’agenda du client
- un bouton Google Agenda
C’est inclus dès la version gratuite. L’abonnement iCal côté coach (voir vos séances dans Google / Apple / Outlook) est Premium — Calendrier iCal.
E-mails automatiques (conservés)
Ces envois ne passent pas par le bouton notifier :
| Événement | |
|---|---|
| Annulation de séance | Annulation client (+ journal) |
| Rappel avant séance | Rappel (si activé + cron WordPress OK) |
| Demande / validation / refus de créneau | Réservation client (Premium) |
Rappels automatiques
Les rappels existent en Free. Les e-mails partent toujours depuis votre WordPress (SMTP du site). En Premium, les rappels peuvent partir même si le site a peu de visites.
Settings → Général : activer les rappels + délai (ex. 24 h avant)
Configurer le cron WordPress du site (URL fournie dans les réglages) — recommandé si le site a peu de visites
Les rappels passent par WP-Cron ou un service externe qui appelle l’URL cron du site (ex. cron-job.org)
Sans cron fiable, les rappels ne partent que lorsqu’une page du site est chargée au bon moment.
Types d’e-mails (réglages)
Activables individuellement dans Settings → Emails :
- Nouvelle réservation (coach)
- Confirmation (client)
- Annulation
- Rappel avant séance
- Demande / confirmation / refus de créneau — Premium
- Paiement reçu (coach) — Premium
- Paiement confirmé (client) — Premium
- Séance mise à jour
- Nouveaux documents
Personnalisation : expéditeur (toutes versions). Logo, signature et sujets par type : Premium.
Journal e-mails
Chaque séance conserve un journal (meta) :
- Type, date, destinataire, succès / échec
- Badge Confirmation en attente / Envoyée dans les listes admin
Fiche client : timeline fusionnée (compte + toutes les séances).
Filtre liste admin séances
Filtre Confirmation e-mail :
- En attente — client assigné, pas de confirmation envoyée
- Envoyée — confirmation déjà partée
Forfaits : envoi batch
Après création d’un forfait :
- Aucun e-mail à la sauvegarde
- Bouton Envoyer les confirmations sur la page forfait pour notifier en lot
Compte client : bienvenue et reset
- Ajouter et envoyer les identifiants à la création
- Renvoi depuis la fiche client (journal compte)
- Mot de passe jamais affiché dans l’UI
Dépannage
| Problème | Piste |
|---|---|
| Client ne reçoit rien | Utiliser Enregistrer et notifier ; vérifier type activé dans Réglages |
| E-mail en spam | Configurer SMTP ; vérifier expéditeur |
| Rappels absents | Cron + option rappels activée |
| Test local | MailHog / outil SMTP dev (environnement staging) |
Voir Réglages et options et FAQ.