Coachs
Gérer vos séances
Ce guide couvre la création et la gestion des séances en priorité depuis l’admin WordPress, puis depuis le front coach (terrain).
Commencez par là
- Sessions → Ajouter.
- Choisir client, date et heure.
- Enregistrer et notifier pour envoyer un e-mail.
Créer une séance
Depuis l’admin (recommandé)
Sessions → Add New (Ajouter), ou raccourci depuis le Dashboard / la fiche client
Renseignez dans la meta box Détails de la séance :
- Client et Coach (obligatoires)
- Date et heure
- Titre (généré automatiquement si vide)
- Durée, Lieu, Lien visio
- Prix, Statut (réservée, terminée, annulée…)
- Statut de paiement (en attente, payé, remboursé…)
- Documents (PDF via la médiathèque)
- Notes de séance
Enregistrez avec :
- Enregistrer — sauvegarde sans e-mail client
- Enregistrer et notifier — envoi selon le contexte (confirmation, mise à jour, nouveaux fichiers)
Voir E-mails et notifications.
Depuis le front coach (terrain)
Accueil coach → modale Créer une séance
Mêmes champs principaux + boutons Enregistrer / Enregistrer et notifier
Depuis un forfait
Les séances peuvent être générées en lot lors de la création d’un forfait client. Voir Forfaits et modèles.
Modifier une séance
| Surface | Accès |
|---|---|
| Admin | Sessions → clic sur la séance → écran d’édition complet |
| Front | Accueil coach ou fiche client → Modifier (modale) |
| Liste admin | Lien « Modifier » peut ouvrir le front avec la modale (open_session) selon configuration |
Vous pouvez changer date, lieu, lien, prix, statuts, documents et notes.
Important : une modification n’envoie pas d’e-mail automatiquement. Utilisez Enregistrer et notifier si le client doit être informé.
Statuts de séance
| Statut | Usage |
|---|---|
Réservée (booked) | Séance planifiée |
Terminée (completed) | Séance effectuée |
Annulée (cancelled) | Séance annulée — e-mail d’annulation envoyé automatiquement au client |
Disponible (available) | Créneau ouvert (usage avancé) |
Changez le statut depuis l’admin, la modale front ou les cartes de la fiche client.
Statut de paiement
Disponible en Free et Premium (suivi manuel en Free) :
| Statut | Signification |
|---|---|
| En attente | Non encaissé |
| Payé | Réglé (espèces, virement ou Stripe en Premium) |
| Remboursé | Montant remboursé |
| Annulé | Paiement annulé avec la séance |
Modifiable depuis :
- L’écran d’édition de séance (admin)
- La fiche client → onglets Aperçu ou Financier
- La modale séance (front)
En Premium + Stripe, le statut peut passer à Payé automatiquement après paiement en ligne. Voir Finances et paiements manuels et Paiements et Stripe.
Documents et lien visio
- Lien visio : champ dédié ; visible par le client et inclus dans les e-mails concernés
- Documents (PDF) : attachés à la séance via la médiathèque ; le client peut les télécharger depuis son espace
- Notification client pour nouveaux documents : via Enregistrer et notifier (pas d’envoi automatique à chaque upload)
Liste des séances (admin)
Sessions (joolwebsp_session) propose :
- Colonnes : date, client, coach, prix, statut, paiement, confirmation e-mail
- Filtres : coach, statut, confirmation e-mail en attente / envoyée
- Tri et recherche WordPress
Utile pour repérer les séances sans confirmation client envoyée.
Rappels automatiques
Si activés dans Réglages :
- E-mail de rappel (ex. 24 h avant) envoyé par cron
- Distincts des confirmations manuelles
Voir E-mails et notifications et Réglages et options.
Délai d’annulation côté client
L’administrateur définit un délai (ex. 48 h) dans Réglages → Général. En dessous, le client ne peut plus annuler seul depuis son espace ; le coach peut toujours annuler ou reporter.