Coachs
Gérer vos séances
Ce guide couvre la création et la gestion des séances en priorité depuis l’admin WordPress, puis depuis le front coach (terrain).
Commencez par là
- Sessions → Ajouter.
- Choisir client, date et heure.
- Enregistrer et notifier pour envoyer un e-mail.
Créer une séance
Depuis l’admin (recommandé)
Sessions → Add New (Ajouter), ou raccourci depuis le Dashboard / la fiche client
Renseignez dans la meta box Détails de la séance :
- Client et Coach (obligatoires)
- Date et heure
- Titre (généré automatiquement si vide)
- Durée, Lieu, Lien visio
- Prix, Statut (réservée, terminée, annulée…)
- Statut de paiement (en attente, payé, remboursé…)
- Documents (PDF via la médiathèque)
- Notes de séance
Enregistrez avec :
- Enregistrer — sauvegarde sans e-mail client
- Enregistrer et notifier — envoi selon le contexte (confirmation, mise à jour, nouveaux fichiers)
Voir E-mails et notifications.
Depuis le front coach (terrain)
Accueil coach → modale Créer une séance
Mêmes champs principaux + boutons Enregistrer / Enregistrer et notifier
Depuis un forfait
Les séances peuvent être générées en lot lors de la création d’un forfait client. Voir Forfaits et modèles.
Modifier une séance
| Surface | Accès |
|---|---|
| Admin | Sessions → clic sur la séance → écran d’édition complet |
| Front | Accueil coach ou fiche client → Modifier (modale) |
| Liste admin | Lien « Modifier » peut ouvrir le front avec la modale (open_session) selon configuration |
Vous pouvez changer date, lieu, lien, prix, statuts, documents et notes.
Important : une modification n’envoie pas d’e-mail automatiquement. Utilisez Enregistrer et notifier si le client doit être informé.
Statuts de séance
| Statut | Usage |
|---|---|
Réservée (booked) | Séance planifiée |
Terminée (completed) | Séance effectuée |
Annulée (cancelled) | Séance annulée — e-mail d’annulation envoyé automatiquement au client |
Disponible (available) | Créneau ouvert (usage avancé) |
Changez le statut depuis l’admin, la modale front ou les cartes de la fiche client.
Statut de paiement
Disponible en Free et Premium (suivi manuel en Free) :
| Statut | Signification |
|---|---|
| En attente | Non encaissé |
| Payé | Réglé (espèces, virement ou Stripe en Premium) |
| Remboursé | Montant remboursé |
| Annulé | Paiement annulé avec la séance |
Modifiable depuis :
- L’écran d’édition de séance (admin)
- La fiche client → onglets Aperçu ou Financier
- La modale séance (front)
En Premium + Stripe, le statut peut passer à Payé automatiquement après paiement en ligne. Voir Finances et paiements manuels et Paiements et Stripe.
Documents et lien visio
- Lien visio : champ dédié ; visible par le client et inclus dans les e-mails concernés
- Documents (PDF) : attachés à la séance via la médiathèque ; le client peut les télécharger depuis son espace
- Notification client pour nouveaux documents : via Enregistrer et notifier (pas d’envoi automatique à chaque upload)
Liste des séances (admin)
Sessions (liste admin) propose :
- Colonnes : date, client, coach, prix, statut, paiement, confirmation e-mail
- Filtres : coach, statut, confirmation e-mail en attente / envoyée
- Tri et recherche WordPress
Utile pour repérer les séances sans confirmation client envoyée.
Séances sans date (To schedule)
Un forfait peut créer des séances sans date (case Schedule later).
Elles n’apparaissent pas dans la vue liste par défaut.
- Filtre liste Sessions : To schedule
- Page forfait : section To schedule → action Planifier
- Premium : le client peut demander un créneau — Réservation
Rappels automatiques
Si activés dans Réglages :
- E-mail de rappel (ex. 24 h avant) envoyé par cron
- Distincts des confirmations manuelles
Délai d’annulation côté client
L’administrateur définit un délai (ex. 48 h) dans Réglages → Général. En dessous, le client ne peut plus annuler seul depuis son espace ; le coach peut toujours annuler ou reporter.